Korekta faktury VAT bez gumki
Korekta jest nowym dokumentem. Wchodzi w miesięczny limit. Nie poprawiasz starej faktury po cichu.
Starej faktury nie przerabiasz
Jak pozycja, kwota albo dane były złe, nie otwierasz wystawionego dokumentu i nie nadpisujesz go. Korekta jest osobnym dokumentem, z odesłaniem do numeru, który poprawiasz. Dzięki temu widać, co było, i co jest teraz. PDF korekty też jest osobnym plikiem, nie „wersją 2 tego samego linku po cichu”.
Powód piszesz w uwagach
Krótko: zła cena, zła ilość, zły nabywca. Ten tekst idzie do opisu korekty. Nie musi być eseju. Ma dać się przeczytać za pół roku, kiedy nikt nie pamięta, czemu kwota spadła.
Limit
Free ma 5 wystawionych dokumentów w miesiącu kalendarzowym, czas Europe/Warsaw. Pro ma 50. Korekta zajmuje jedno miejsce, tak jak zwykła faktura. Szkic nie zajmuje. Ponowne pobranie PDF, który już istnieje, też nie. Gość nie ma drugiej sztuki na korektę. Do korekty potrzebujesz konta.
Status płatności to inna oś
Nieopłacona, częściowo, opłacona, po terminie: to pieniądze. Korekta to treść dokumentu. Da się skorygować fakturę, która już jest opłacona, jak pozycja była zła. Da się też zostawić treść i tylko zmienić status, kiedy klient w końcu zapłacił. Jedno kliknięcie nie robi obu rzeczy naraz.
KSeF
Jak oryginał szedł do KSeF, korekta też może iść jako FA(3) z konta. Dostanie własny status. Błąd wysyłki korekty nie cofa numeru oryginału. Czytaj status przy tym dokumencie, który właśnie wysłałeś.
Zanim klikniesz
Sprawdź nabywcę, pozycje i znak kwot. Korekta umie zejść w dół, ale nadal jest dokumentem, nie szkicem do zabawy. Jak limit miesiąca się skończył, poczekaj do kolejnego albo nie obiecuj klientowi pliku, którego serwer nie zapisze. Dwa praktyczne przypadki. Pierwszy: zła cena na jednej pozycji. Robisz korektę tej różnicy, nie wystawiasz od zera całego miesiąca jeszcze raz, chyba że naprawdę wszystko było nie tak. Drugi: zły nabywca. Tu zwykle nie wystarczy zmienić nazwiska na starej kartce. Korekta ma pokazać, co było, i jak jest teraz. W obu przypadkach powód w uwagach ma być zdaniem, które zrozumie ktoś inny niż Ty. „Poprawka” nic nie mówi. „Zła stawka 23 zamiast zw” mówi. Limit sprawdź przed obiecaniem klientowi pliku na dziś. Jak trzydziestka już siedzi, korekta poczeka do kolejnego miesiąca albo nie powstanie.
Zanim klikniesz drugi raz
Numer oryginału i numer korekty to dwie rzeczy. Oryginał zostaje w historii z własnym numerem. Korekta dostaje kolejny. W mailu do klienta pisz oba, inaczej księgowość drugiej strony będzie pytać, który plik jest „ten właściwy”. Oba są właściwe: jeden pokazuje stan pierwotny, drugi różnicę albo nowe brzmienie, zależnie od tego, co wpiszesz w pozycjach. Nie kasuj oryginalnego PDF z dysku. Link nabywcy może wygasnąć, a plik u Ciebie zostaje dowodem, co wysłałeś. Przedłużenie linku o 30 dni jest odnawianiem dostępu, nie nową fakturą i nie korektą. Jak klient zgubił maila, to nie powód, żeby wystawiać trzeci dokument z tą samą treścią. Ostatnia pułapka: korekta na zero „bo klient zrezygnował” nadal jest dokumentem. Ma nabywcę, powód i pozycje, które pokazują zdjęcie albo różnicę. Nie zostawiaj pustej nazwy pozycji, bo obwódka i tak nie puści wymaganych pól. Jak nie wiesz, jak ująć różnicę, zatrzymaj się przed wystawieniem i dopytaj księgową. Program zapisze to, co wpiszesz. Nie wymyśli za Ciebie, że miało być zwolnienie zamiast 23. Jak oryginał był po angielsku, korekta też może być po angielsku. Język nie robi się korektą sam. Ustawiasz go przy dokumencie, tak jak przy pierwszej fakturze. Klient, który dostał invoice, nie powinien dostać korekty nagle po polsku, chyba że o to prosi. Jak wahasz się między korektą a nową sprzedażą, wybierz korektę tylko wtedy, gdy poprawiasz już wystawiony dokument. Nowa usługa w przyszłym miesiącu to zwykła faktura, nie korekta starej. Nie rób korekty „na zapas”, gdy jeszcze nie wiesz, co było źle. Pusty powód i tak zostanie na dokumencie, a klient będzie pytał, co właściwie poprawiłeś. Lepiej jedno zdanie teraz niż trzy maile później. Tyle wystarczy, żeby nie pomylić dokumentów.
Pytania
Czy mogę edytować wystawioną fakturę?
Nie. Robisz korektę, czyli osobny dokument wskazujący numer oryginału.
Czy korekta liczy się do limitu?
Tak. Szkic i ponowny PDF już wystawionej faktury nie.
Gdzie piszę powód?
W uwagach. Stamtąd trafia do opisu korekty.
Czy gość zrobi korektę?
Nie. Gość ma jedną fakturę w przeglądarce. Korekta jest na koncie.
Czy zmiana statusu płatności jest korektą?
Nie. Status mówi o pieniądzach. Korekta zmienia dokument.