Jak wystawić fakturę VAT w Postfakt
Od pustego formularza do numeru. Najpierw nabywca i pozycje, potem PDF albo konto.
Otwórz formularz
Wejdź w wystawianie. Nie musisz zakładać konta, jeśli to Twoja pierwsza faktura w tej przeglądarce. Formularz jest podzielony na sprzedawcę, nabywcę, daty i pozycje. Puste pola, które mają być na dokumencie, dostają ostrzegawczą obwódkę. Pola typu uwagi, e-mail, bank i SWIFT mogą zostać puste. Jak płacisz gotówką, nie wymyślaj IBAN na siłę.
Sprzedawca
Wpisz nazwę firmy, NIP i adres. Przy obu stronach jest szukanie w wykazie VAT. W okienku podajesz 10 cyfr. Krótszy numer nie leci do urzędu i nie wysyła przy okazji całej faktury. Jak lista zwróci firmę, nazwa i adres uzupełniają sekcję. Przeczytaj je. Wykaz nie zna Twojego skrótu myślowego „ta sama co zwykle”. Na koncie firma siedzi w ustawieniach, więc druga faktura nie zaczyna się od zera. Gość wpisuje sprzedawcę przy tej jednej sztuce.
Nabywca i daty
Nabywca potrzebuje nazwy, NIP albo zostawienia tematu konsumenta zgodnie z tym, co naprawdę sprzedajesz, kraju i adresu. Kraj PL jest domyślny. Daty wystawienia i sprzedaży, termin w dniach, waluta, płatność i rodzaj (usługa albo towar) mają sensowne startowe wartości, więc nie świecą na pomarańczowo, dopóki ich nie wymażesz. E-mail nabywcy przyda się dopiero na koncie, bo gość maila nie wyśle.
Pozycje
Każda pozycja ma nazwę, ilość, jednostkę, cenę netto i stawkę VAT. Ilość startuje od 1, jednostka od szt., VAT od 23. Pusta nazwa i pusta cena dostają obwódkę. Kwot nie składaj w głowie „na oko”. Serwer liczy netto, VAT i brutto przy wystawieniu. Podgląd obok pokazuje dokument w skali A4, z sumą po prawej, nie na środku kartki.
Numer i PDF
Jak pola obowiązkowe są uzupełnione, wystawiasz. Dokument dostaje numer. Gość pobiera PDF. Konto może wysłać maila, zrobić korektę i, osobno, FA(3) do KSeF. PDF ma polskie znaki, tabelę pozycji i blok „do zapłaty” z boku, żeby kwoty się nie zlewały. Reklamy w pliku nie ma.
Jak coś nie siądzie
Krótki NIP w okienku wyszukiwania zostaje w okienku. Nie mieszaj tego z błędem zapisu faktury. Jak serwer nie zapisze dokumentu, dostaniesz ogólny komunikat, bez szczegółów bazy. Sprawdź limit: gość ma jedną fakturę, Free 5, Pro 50 w miesiącu. Korekta też zajmuje miejsce. Szkic nie. Zanim klikniesz wystaw, przeleć podgląd jak kartkę, nie jak formularz. Czy nazwa nabywcy nie urwała się w połowie. Czy stawka przy pozycji jest tą, którą naprawdę sprzedajesz, a nie tą, która została z poprzedniego szkicu w głowie. Czy termin w dniach daje datę, którą obiecałeś na umowie, a nie domyślne dwa tygodnie. Gość po wystawieniu nie cofnie tej sztuki drugim kliknięciem. Konto może zrobić korektę, ale to nowy dokument i kolejne miejsce w limicie. Lepiej poprawić NIP teraz niż tłumaczyć się z korekty w przyszłym tygodniu. Podgląd jest po to, żeby złapać literówkę, zanim dostanie numer.
Zanim klikniesz drugi raz
Kolejność, która najmniej boli: najpierw nabywca, potem jedna pozycja z prawdziwą ceną, potem daty, na końcu sprzedawca jeśli jeszcze pusty. Podgląd odświeża się na bieżąco, więc widzisz, czy „do zapłaty” ma sens, zanim numer wskoczy. Jak pracujesz na dwóch ekranach, formularz zostaw po lewej, kartkę po prawej. Na wąskim telefonie kartka schodzi niżej, ale nadal jest A4, nie skrótem „na wysokość treści”. Układ klasyczny, pas, margines i środek zmieniają wygląd podglądu, nie kwoty. Kolor akcentu też jest tylko wyglądem. PDF bierze dane z formularza. Kolor podglądu nie wchodzi do pliku. Motyw podglądu zostaje przy podglądzie. Kolor i układ łatwo wziąć za treść faktury. Kropki koloru i przełącznik układu są nad podglądem. Pomagają zobaczyć, czy faktura nie wygląda jak przypadkowa notatka. Nie zmieniają NIP, stawki ani numeru. Logo, jeśli je dodasz, też jest na podglądzie. Jak druk albo PDF ma iść do klienta „na czysto”, sprawdź, czy logo nie zasłania nazwy. Lepiej krótkie logo niż wielka grafika, która zjada sprzedawcę.
Pytania
Czy muszę mieć konto, żeby zobaczyć PDF?
Nie. Gość wystawia jedną fakturę i pobiera PDF. Mail i KSeF są na koncie.
Kto liczy VAT?
Serwer, przy wystawieniu. Podgląd pokazuje układ wcześniej, ale numer i zapis są po stronie serwera.
Czy ilość i jednostka są wymagane?
Tak, ale startują od 1 i szt. Obwódka pojawia się, gdy pole wyczyścisz.
Czy mogę zostać przy złotówkach?
Tak. Waluta startuje od PLN. Przy PLN nie ciągniemy kursu NBP.
Gdzie jest podgląd?
Po prawej, na kartce A4. Sumę widać po prawej stronie dokumentu, także w układzie wyśrodkowanym.