Faktura dla kontrahenta za granicą
Kraj, waluta, kurs NBP z dnia wcześniej i PDF po angielsku. Bez udawania cudzego systemu e-faktur.
Kraj to nie ozdoba
Przy nabywcy kraj startuje od PL. Jak klient jest gdzie indziej, wpisz dwuliterowy kod. Adres i numer podatkowy zostają na dokumencie. Dla Polski podpisujemy to jako NIP. Dla innego kraju jako numer identyfikacji podatkowej, bez udawania, że to polski NIP.
Waluta
Złoty nie potrzebuje kursu. Przy innej walucie bierzemy kurs średni NBP z dnia poprzedzającego sprzedaż. Jak tego dnia nie ma tabeli, cofamy się do wcześniejszego dostępnego notowania. Nie wpisujemy kursu z pamięci i nie liczymy go w przeglądarce, gdzie da się podmienić wynik.
PDF po angielsku
Etykiety da się przełączyć na angielski, żeby nabywca widział issue date zamiast daty wystawienia. Kwoty zostają te same. To nadal polska faktura sprzedawcy, tylko czytelniejsza dla kogoś, kto nie mieszka w polskich skrótach.
Stawka VAT
Stawkę wybierasz sam: 23, 8, 5, 0, zwolniona albo nie podlega. Postfakt nie zgaduje, czy usługa dla firmy z Niemiec jest odwrotnym obciążeniem. Jest checkbox odwrotnego obciążenia, ale zaznaczasz go Ty, nie algorytm „bo kraj nie jest PL”.
KSeF zostaje osobnym tematem
Angielski PDF i kurs NBP nie są e-fakturą kraju nabywcy. Nie kasują też pytania, czy polski sprzedawca ma wysłać FA(3). Jak chcesz wysłać, rób to z konta. Gość zagranicznemu klientowi da PDF, nie status KSeF.
E-mail nabywcy na koncie służy do wysyłki. Bez konta pole może być wypełnione i mail i tak nie wyjdzie. Lepiej o tym wiedzieć przed obietnicą „już poszło na skrzynkę”. Drobiazg, który potem gryzie: data sprzedaży i data kursu to nie jest ten sam dzień. Kurs jest z dnia wcześniejszego. Jak sprzedaż jest w poniedziałek, nie wklejaj piątkowego kursu z gazety, skoro program i tak pójdzie do NBP. Jak NBP nie ma tabeli, cofamy się sami. Nie dopisuj kursu w uwagach „dla pewności” innym numerem, bo potem masz dwa kursy i żadnej pewności. Angielski PDF nie tłumaczy uwag, które wpiszesz po polsku. Jak klient ma je czytać, napisz je po angielsku albo krótko. Odwrotne obciążenie zaznacz tylko wtedy, kiedy naprawdę tak rozliczasz. Sam kod kraju DE nic nie zaznacza.
Zanim klikniesz drugi raz
Adres ma być czytelny. Jedna linia adresu ma pomieścić ulicę i miasto tak, żeby klient rozpoznał siebie. Nie upychaj trzech oddziałów. Kraj trzymaj jako kod, nie jako pełną nazwę „Federal Republic”, bo pole jest krótkie i na dokumencie i tak stoi obok adresu. Numer podatkowy wpisuj taki, jaki klient podaje na swoich papierach, bez dopisywania PL z przyzwyczajenia. Przy płatności przelewem zagranicznym SWIFT ma sens. Przy przelewie krajowym często wystarcza IBAN. Żadne z tych pól nie jest stawiane na siłę, kiedy zostawisz je puste. Angielski język faktury nie tłumaczy nazwy pozycji. Jak sprzedajesz „wdrożenie”, a klient ma czytać invoice, nazwij pozycję tak, jak brzmi w umowie, nawet jeśli umowa jest po angielsku. Jak nabywca prosi o fakturę „jak u nas w kraju”, dopytaj, czy chodzi o język, czy o ich lokalny system. Język ogarniamy. Ich lokalnego systemu nie. Wtedy PDF po angielsku i kurs na dokumencie często wystarczają do płatności, a obowiązki po polskiej stronie i tak zostają Twoje. Nie dokładaj do uwag całego regulaminu. Trzy zdania, które klient zrozumie, są lepsze niż strona tekstu, której nikt nie czyta przy przelewie. Termin płatności liczysz w dniach od daty wystawienia, tak jak na fakturze krajowej. Zagraniczny klient nie dostaje magicznie dłuższego terminu tylko dlatego, że kraj nie jest PL. Jak umowa mówi 30 dni, wpisz 30, nie zostawiaj 14 z przyzwyczajenia formularza. Jak coś się nie zgadza w przeliczeniu, popraw datę sprzedaży albo walutę przed wystawieniem, nie w notatce pod spodem. Notatka nie przelicza kwot. Reszta zostaje w formularzu, tak jak przy fakturze w złotych: pozycje, stawka i termin.
Pytania
Skąd jest kurs?
Ze średniego kursu NBP z dnia przed datą sprzedaży. Jak tabeli brak, bierzemy wcześniejsze dostępne notowanie.
Czy przy PLN też jest kurs?
Nie. Przy złotym nie pytamy NBP o jedynkę.
Czy PDF może być po angielsku?
Tak. Zmieniają się etykiety. Kwoty i stawka zostają.
Czy odwrotne obciążenie włącza się samo?
Nie. Checkbox zaznaczasz sam. Sam kraj nabywcy nic nie przełącza.
Czy to e-faktura kraju klienta?
Nie. To dokument polskiego sprzedawcy, z walutą i kursem. KSeF, jeśli w ogóle, jest osobno i na koncie.