FA(3) do KSeF, bez obiecanek
Konto wysyła FA(3) i zapisuje status. Gość zostaje przy PDF. To nie jest porada, czy musisz wysyłać.
Dwa pliki, jeden dokument w głowie
Człowiek czyta PDF. KSeF czyta FA(3). Postfakt umie złożyć oba z tych samych kwot, ale nie udaje, że to jest ten sam plik. Gość dostaje PDF i na tym kończy. Wysyłka do KSeF jest na koncie, bo tam trzymasz połączenie i historię statusów.
Jak podłączyć
Na koncie łączysz certyfikat albo token. Nie wklejaj ich w opis błędu, w opinię ani w maila do nas. Do pomocy wystarczy numer faktury i status. Samo podłączenie nie wystawia faktury. Najpierw dokument, potem wysyłka.
Co zobaczysz po wysłaniu
Status bywa w kolejce, wysłany, przyjęty albo z błędem. Jak KSeF odrzuci plik, zostawiamy błąd widoczny. Nie malujemy go na zielono. Numer KSeF, jeśli wróci, zostaje przy fakturze. Możesz do niego wrócić później, bez przeklikiwania całej historii w głowie.
Zagraniczny nabywca
To, że klient jest spoza Polski, nie kasuje tematu KSeF u polskiego sprzedawcy. Postfakt bierze walutę, kurs NBP z dnia przed sprzedażą i angielski PDF. Nie wystawia e-faktury według zasad innego kraju i nie mówi „jesteś zwolniony, bo NIP jest dziwny”.
Korekta w KSeF
Korekta jest osobnym dokumentem. Ma własny numer i własny powód w uwagach. Też może iść jako FA(3), i też zajmuje miejsce w limicie 30. Nie edytujesz starej faktury po cichu i nie liczysz, że KSeF „sam się domyśli”.
Granica
Nie potwierdzamy, że dana faktura musi iść do KSeF. Nie prowadzimy KPiR i nie liczymy podatku dochodowego. Jak status mówi błąd, czytaj komunikat. Jak status mówi przyjęte, masz numer. Reszta rozliczenia roku zostaje u Ciebie albo u księgowej. Praktycznie: najpierw wystaw dokument, dopiero potem myśl o bramce. Jak FA(3) poleci z pustą firmą albo ze starym tokenem, status błędu będzie bardziej konkretny niż ogólne „nie działa internet”. Zapisz numer faktury, zanim zamkniesz kartę. Na koncie wrócisz do listy. Gość po pobraniu PDF nie ma panelu, w którym status KSeF w ogóle istnieje, więc nie szukaj go tam. Jak księgowa prosi o XML albo numer KSeF, dajesz jej to, co widać przy dokumencie, nie zrzut całego panelu. Zrzut panelu wygląda niepoważnie w mailu do urzędu. Wyślij sam numer i XML, nie zrzut menu.
Zanim klikniesz drugi raz
Warto rozdzielić trzy pytania, które ludzie zlewają w jedno. Czy dokument jest wystawiony? To numer faktury i PDF. Czy poszedł do KSeF? To status przy koncie. Czy urząd albo kontrahent go „zaakceptował biznesowo”? Tego Postfakt nie rozstrzyga. Przyjęty plik znaczy, że bramka przyjęła FA(3), nie że cała umowa z klientem jest bez sporów. Jak wysyłasz serię, rób to po jednej i patrz na status, zamiast klikać dwadzieścia razy i potem szukać, która zginęła. Kolejka nie jest błędem. Błąd jest błędem. Jak token wygasł, podłącz go ponownie, zanim oskarżysz fakturę o złą stawkę. Zła stawka i martwy token dają różne objawy, a oba wyglądają jak „czerwone”. I jeszcze jedna rzecz, którą warto powiedzieć wprost klientowi. „Wystawione” u Ciebie znaczy, że Postfakt nadał numer i zrobił PDF. „Przyjęte w KSeF” znaczy, że bramka przyjęła FA(3). To dwa zdania, nie jedno. Jak klient prosi o fakturę na dziś, a KSeF stoi, możesz dać PDF i dopisać, że status bramki sprawdzisz osobno. Nie obiecuj numeru KSeF, zanim status nie pokaże przyjęcia. Jak bramka milczy, czekanie w kolejce jest normalniejsze niż piąte kliknięcie wyślij. Jak pracujesz z księgową, umówcie się, kto klika wyślij. Dwa konta nie są potrzebne do jednej firmy, a dwa kliknięcia w tę samą fakturę tylko mnożą statusy do czytania. Jeden dokument, jedna wysyłka, jeden status. Reszta to już rozmowa poza Postfaktem. Potem możesz wrócić do listy faktur i sprawdzić status bez otwierania PDF od nowa. To wszystko, co status naprawdę znaczy.
Pytania
Czy gość wyśle fakturę do KSeF?
Nie. Gość kończy na PDF. KSeF jest na koncie.
Certyfikat czy token?
Konto przyjmuje jedno albo drugie. Nie publikuj żadnego z nich w zgłoszeniu błędu.
Co oznacza błąd wysyłki?
Bramka odrzuciła plik. Status zostaje przy dokumencie. To nie jest „wystawione i zapomniane”.
Czy zagraniczny klient wyłącza KSeF?
Nie. Dostajesz walutę, kurs NBP i angielski PDF. Obowiązek polskiego sprzedawcy zostaje do samodzielnej oceny.
Czy korekta też idzie do KSeF?
Może, jako osobny dokument. Liczy się do miesięcznego limitu tak samo jak zwykła faktura.